ระบบส่งยาทางไปรษณีย์
การส่งยาทางไปรษณีย์ ที่โรงพยาบาลศิริราชได้ดำเนินการมาเป็นระยะเวลานานนั้น ทำได้อย่างไร และการวางระบบถูกต้อง เป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐาน HA หรือไม่ ที่สำคัญจะต้องอาศัยความร่วมมือกับผู้เกี่ยวข้อง อย่างไรเพื่อที่จะป้องกันความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น
ระบบส่งยาทางไปรษณีย์เป็นระบบที่ประยุกต์ใช้แนวคิดทางการบริหารที่ชื่อว่า LEAN เพื่อลดความสูญเสียและจัดให้การไหลของงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของผู้ป่วยและมาตรฐานการปฏิบัติงานของวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง โรงพยาบาลศิริราชได้ดำเนินการพัฒนาระบบการส่งยาทางไปรษณีย์มาเป็นเวลานานต่อเนื่องมา 5 ปี โดยการวางระบบงานร่วมกับบริษัทไปรษณีย์ไทยในการออกแบบและทดสอบระบบร่วมกัน เพื่อให้ผู้ป่วยได้รับบริการที่สอดคล้องกับมาตรฐานวิชาชีพและคุณภาพให้บริการที่สูงขึ้นกว่าระบบเดิมจนมีผลลัพธ์ที่ดีผู้รับบริการพึงพอใจ
รศ.นพ.เชิดชัย นพมณีจำรัสเลิศ โรงพยาบาลศิริราช ให้บริการผู้ป่วยนอกคิดเป็น 3.8 ล้านครั้ง โดยเฉลี่ยวันละ 10,000 คน มีจำนวนใบสั่งยาผู้ป่วยนอกเฉพาะแผนกอายุรศาสตร์ ในแต่ละเดือนประมาณ 130,000-150,000 ใบ ขั้นตอนเดิมของกระบวนการจัดยา แต่เดิมแพทย์ยังไม่ได้มีการคีย์ยาเข้าระบบ IT เมื่อแพทย์เขียนใบสั่งยา จะมีผู้ช่วยเภสัชกรคีย์ยา มีเภสัชกรตรวจสอบยา แล้วจึงจัดยา โดยจะมีเภสัชกรตรวจสอบกับใบสั่งยาอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งพบปัญหาว่าการอ่านลายมือแพทย์ ปัญหาที่พบ คือ ผู้ป่วยใช้เวลานานในการรอรับยา โดยเฉพาะช่วงเวลาเร่งด่วนมีผู้ป่วยรอรับยาจำนวนมาก ทำให้รอนานและมีความแออัด ทำให้เกิดเสียงสะท้อนของผู้รับบริการว่า รอนาน การบริหารจัดการไร้ประสิทธิภาพ ต้องการให้ปรับปรุงระบบ แม้เสียงสะท้อนจะน้อยมาเมื่อเทียบกับการบริการผู้ป่วย แต่เสียงสะท้อนนี้มีความสำคัญ ถ้านำข้อมูลใบสั่งยามาเรียงตามลำดับเวลาจะเห็นว่าช่วงเช้าจะน้อย แต่ ช่วง 10.00 ถึง 12.00 น.เป็นช่วงที่มีผู้รับบริการปริมาณมาก ประกอบกับเภสัชกรพักรับประทานอาหารกลางวันด้วย จำนวนบุคลากรที่ไม่สอดคล้องกับการให้บริการในช่วงเวลาดังกล่าวทำให้เกิดการรอ ในขณะเดียวกันโรงพยาบาลศิริราชพัฒนาระบบที่เรียกว่า Less Paper Hospital คือ การใช้กระดาษให้น้อยลง ลดการใช้กระดาษ เวชระเบียนผู้ป่วย เช่น ประวัติใบแผ่นต่อผลการตรวจทางห้อง Lab จะถูกสแกนเข้าคอมพิวเตอร์ หากแพทย์ต้องการดูประวัติเก่า ก็เพียงแค่เปิดคอมพิวเตอร์ โดยวันที่ผู้ป่วยมาตรวจจะปริ้นเพียง 2 ใบ คือ ใบแผ่นต่อ กับใบสั่งยาเท่านั้น โดยเฉพาะใบสั่งยาจะมีการปริ้นล่วงหน้าว่าผู้ป่วยมีการใช้ยาอะไรบ้าง หากแพทย์ยืนยันการใช้ยาเดิมก็เพียงแค่ใส่จำนวนยา ทำให้ปริมาณใบสั่งยาถูกผลิตเร็วขึ้นมาก จึงมีใบสั่งยาถูกส่งไปที่ห้องยาเร็วขึ้นด้วย แต่ผู้ป่วยกลับรู้สึกว่าการรอยานานขึ้น เพราะออกจากห้องตรวจได้เร็วขึ้น ด้วยแนวคิดของ LEAN จึงต้องคำนวณจำนวนใบสั่งยาเข้ามายังเภสัชกร และเภสัชกรจัดยา แล้วไหลออกได้เป็นเท่าไร จะเห็นว่าเริ่มตั้งแต่คัดใบสั่งยา แล้วคัดลอกใบสั่งยา ใบสั่งยาไหลเข้ามา แล้วไหลออกได้เร็ว แต่จะเห็นว่าที่ยากและช้าที่สุดคือการจัดยา ทำให้เกิดคอขวด จึงเกิดแนวคิดวิธีการลดใบสั่งยาที่จะต้องจัดในช่วงเร่งด่วนทำได้โดย การจัดส่งยาทางไปรษณีย์ เพื่อให้ใบสั่งยาที่ส่งทางไปรษณีย์ยังไม่ต้องรีบจัด แต่เมื่อมีเวลาว่างช่วงบ่ายจึงนำใบสั่งยานั้นมาจัด ทำให้ผู้ป่วยอื่นที่รับยาในระบบปกติได้รับยาที่เร็วขึ้น และคนไข้ที่ส่งยาทางไปรษณีย์ก็ได้รับยาเร็วขึ้นเช่นกัน
จากการคำนวณช่วงของใบสั่งยาไหลเข้า 30 วินาทีต่อใบแต่ความสามารถในการจัดยาเพียง 40 วินาทีต่อใบ ทำให้ผู้ป่วยรอรับยา 45 นาทีต่อราย จึงมีการปรับปรุงการจัดยาแต่เดิม ผู้จัดยาจะเสียเวลาไปกับการเดินหายา ดังนั้นนำ LEAN ซึ่งเป็นแนวคิดในการบริหารจัดการที่เปลี่ยนจากความสูญเปล่า (Waste) ไปสู่คุณค่า (Value) ในมุมมองของผู้รับผลงาน โดยการปรับระบบครั้งแรกนั้น คนจัดยาจะอยู่ประจำโซนในห้องยา แล้วใบสั่งยาจะถูกเรียงตามตัวอักษร ส่งต่อใส่ตะกร้าไปเป็นจุดๆ นั้นทำให้ระยะเวลาการจัดยาเร็วขึ้นแต่ก็ยังไม่เพียงพอ โดยยังพบว่าคนไข้ห้องตรวจอายุรศาสตร์ รอยาเฉลี่ย ประมาณ 32 นาที ในขณะที่ห้องยาอื่นๆ จัดยาได้เร็วมาก ซึ่งแปลว่ายังมีผู้ป่วยอีกครึ่งหนึ่งที่รอยาเกิน 32 นาที แต่บางช่วงยังรอรับยานานเป็นชั่วโมง
ดังนั้น จึงเกิดโครงการส่งยาทั่วไทยทางไปรษณีย์ โดยร่วมกับไปรษณีย์ในการออกแบบ และจัดการในทุกกระบวนการให้เกิดความมั่นใจว่าคนไข้ได้รับยาถูกต้องโดยมีเป้าหมายในการลดระยะเวลารอคอย ลดความแออัดและเพิ่มความพึงพอใจของผู้รับบริการ แต่สิ่งที่ยังกังวล คือ ความคงตัวของยาจะเป็นอย่างไร อุณหภูมิจะร้อนหรือไม่ โอกาสเกิดความผิดพลาดต่างๆ ในการส่งยาได้หรือไม่ เช่น ส่งไม่ถึง คนไข้ไม่ได้รับยาหรือไม่ จำนวนยาไม่ครบ ยาจะหายระหว่างทาง จะมีการตรวจสอบอย่างไร
สิ่งเหล่านี้จะต้องเพิ่มความตระหนัก แล้วออกแบบระบบให้มีความรัดกุมเป้าหมายของโครงการจัดส่งยาทางไปรษณีย์ คือ 1. ผู้ป่วยรอการรับยาทุกขั้นตอนตั้งแต่การรับคำอธิบายจนสามารถกลับบ้านได้ไม่เกิน 15 นาที 2. ผู้ป่วยต้องได้รับยาทั่วประเทศภายใน 3 วัน 3. ผู้ป่วยจะต้องได้รับยาที่ถูกต้องครบถ้วน
ดาวน์โหลดที่นี่…ฟรี ระบบส่งยาทางไปรษณีย์
ถอดบทเรียน ณัฐสุดา อั้งโสภา
ตำแหน่ง พยาบาลวิชาชีพชำนาญการ (หัวหน้ากลุ่มงานการพยาบาลผู้ป่วยพิเศษ 1/5) โรงพยาบาลปทุมธานี
ภาพโดย F. Muhammad จาก Pixabay
