BCM ไม่สามารถป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้ครบถ้วนทั้งหมด แต่เป็นกลยุทธ์ที่มีเพื่อความอยู่รอดขององค์กรจากภัยคุกคาม
ในอดีตองค์กรสาธารณสุขส่วนใหญ่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับ Hospital Disaster management เมื่อเกิดเหตุการณ์ภัยพิบัติต่างๆ จึงค่อยหาวิธีในการแก้ไขมากกว่าที่จะป้องกัน จนกระทั่งหลายองค์กรดำเนินธุรกิจติดขัด ไปต่อไม่ได้ จนถึงกับล้มเหลว เพราะไม่เคยเตรียมรับมือกับสิ่งไม่คาดคิด
ความสำคัญของ Hospital Disaster management Hospital Disaster management เป็นแผนปฏิบัติการที่ถูกจัดทำล่วงหน้า เพื่อให้องค์กรนั้นเป็น “องค์กร Die Hard หรือองค์กรที่ตายยาก.” ไม่ว่าจะเจอกับสถานการณ์ภัยพิบัติใดๆ ก็ตาม องค์กรยังดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง
Hospital Disaster management ถ้าเราจัดการ Disaster ได้ดี แผน IMP จะเข้าใกล้ จนต่อเนื่องกับแผน BCP (Incident Management Plan & Business Continuity Plan) แผนฉุกเฉิน มีด้วยกัน 2 แบบ คือ
- Incident management plan (IMP) เป็นแผนที่บ่งชี้ว่าเมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน เช่น ไฟไหม้ เราต้องจัดการเมื่อไร และจัดการอย่างไร
- Business continuity management (BCM) เป็นแผนที่ระบุแนวทางการจัดการหลังเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน องค์กรควรต้องทำอะไร และอย่างไร
แผนที่ดี IMP และ BCM จะต้องเขียนไปด้วยกัน สอดคล้องกัน โดยมีจุดประสงค์ คือ ผู้ป่วยปลอดภัย บุคลากรปลอดภัย สิ่งแวดล้อมปลอดภัยและองค์กรปลอดภัย แผน BCM ไม่สามารถป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้ครบถ้วนทั้งหมด แต่เป็นกลยุทธ์เพื่อความอยู่รอดขององค์กรจากภัยคุกคาม ลดผลกระทบและป้องกันความเสียหายจากเหตุการณ์ต่างๆให้ได้มากที่สุด และต้องฟื้นคืนสภาพได้ภายในระยะเวลาเป้าหมาย ไม่เลยเวลาสูงสุดที่ธุรกิจหยุดชะงักได้
8 ข้อ สำหรับเขียนแผนฉุกเฉินแบบไม่ฉุกเฉิน
- สิ่งสำคัญอย่างแรกที่ต้องรู้ คือ Vision ของ CEO เป็นอย่างไร เมื่อเกิดสถานการณ์ฉุกเฉิน
- อะไรคือสิ่งที่องค์กรหรือหน่วยงานกลัว เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม จลาจล โรคระบาด คอมพิวเตอร์ล่ม หรือแผ่นดินไหว
- เข้าใจตนเอง รู้จัก Business Impact Analysis (BIA) ขององค์กรและความเสี่ยงขององค์กร
- เปรียบเทียบภาวะวิกฤตในประเด็นต่างๆ เช่น
- ผลกระทบบริเวณแคบ-ระยะเวลาที่เกิดสั้น เช่น ไฟไหม้ ไฟฟ้าดับ
- ผลกระทบบริเวณแคบ-ระยะเวลาที่เกิดยาว เช่น น้ำท่วม
- ผลกระทบบริเวณกว้าง-ระยะเวลาที่เกิดสั้น เช่น คอมพิวเตอร์ล่ม
- ผลกระทบบริเวณกว้าง-ระยะเวลาที่เกิดยาว เช่น โรคระบาด
- เมื่อต้องเลือกเขียนแผนจัดการฉุกเฉิน โรงพยาบาลส่วนใหญ่จะเลือกเขียนแผนของ ICU เป็น Phase I ก่อนเนื่องจากมีสิ่งที่ต้องบริหารจัดการมาก ทั้งเรื่องของอุปกรณ์ บุคลากร ถ้าเขียนแผนจัดการสำหรับ ICU ได้ แผนสำหรับหน่วยงานอื่นจะง่ายขึ้น แผน BCP ที่ใช้แล้วได้ผล ควรเริ่มจากหาจุดวิกฤตที่สุดใน รพ. แล้วให้เขาบอกว่าอะไรที่ ลด-ละ-เลิก ได้ เมื่อเกิดภาวะวิกฤต
- ปัญหาส่วนใหญ่พบว่ามักจะเกิดที่ระบบสนับสนุนก่อน แล้วจึงส่งผลต่อระบบบริการ เช่น ระบบไฟฟ้า ระบบ IT ระบบแก๊ส ซึ่งในแต่ละองค์ประกอบของระบบต้องมีระบบบริหารความต่อเนื่องของตนเอง และสิ่งสำคัญที่ระบบบริการต้องการเมื่อมีเหตุขัดข้องของระบบสนับสนุน คือ กำหนดเวลาที่จะแก้ไขให้กลับคืนสำเร็จ
- ทุกระบบจัดการปัญหาแบบไปข้างหน้า แต่มี 1 ระบบที่ต้องจัดการย้อนหลังคือ ระบบ IT เนื่องจากต้องมีระบบ Back up ข้อมูลย้อนหลัง กำหนดเวลากู้คืนระบบที่ยอมรับได้ และปริมาณข้อมูลสูญหายในเวลาที่ยอมรับได้
- แผนฉุกเฉินต้องระบุให้ครอบคลุมถึง ผู้เกี่ยวข้อง และงบประมาณหรือเงินสดที่จะใช้ในการดำเนินการตามแผน
Hospital Disaster Management องค์กรต้องเข้าใจตนเอง รู้จัก Business Impact Analysis (BIA) ขององค์กร ความเสี่ยงสำคัญ งานที่ต้องทำ ช่วงเวลา สถานที่ วิธีการทำงาน กิจกรรมหลักที่ต้องทำ ระยะเวลาที่องค์กรจะทนยู่ในสถานการณ์นั้น ทรัพยากรจะที่สามารถ ลด ละ เลิกได้ เช่น คน สถานที่ เทคโนโลยี อุปกรณ์ เครื่องมือ องค์กรต้องระบุในแผนให้ครอบคลุมถึง ผู้เกี่ยวข้อง และงบประมาณหรือเงินสด จากนั้นจึงนำ IMP และ BCM ไปสู่การปฏิบัติ
ถอดบทเรียนโดย จุฑาธิป อินทรเรืองศรี โรงพยาบาลนมะรักษ์ เฉพาะทางศัลยศาสตร์มะเร็งขนาดเล็ก
